【ビジネス英語で電話対応!】パーフェクト対応の4つのコツと厳選フレーズ

英語での電話対応は4つのコツを把握して数種類の厳選フレーズを覚えるだけで完璧にできますよ。

昨今、企業のグローバル化により外国の方から電話がかかってくることが増加傾向にあります。

中でも、急な英語での会話には応対できず困惑してしまう方も多いのではないでしょうか?
英語が話せる担当者へ取り次ぐだけでも、英語フレーズがすらすらと出てこないものですよね。

そこでこの記事では、誰でも簡単に英語で電話対応できるようにコツや厳選フレーズについて解説いたします。

具体的には

  • そもそも英語と日本語の電話対応の仕方は違うのか?
  • 誰でも英語で電話対応するためのシンプルなコツとは?
  • 英語で電話対応するために覚えておきたい数種類の厳選フレーズとは?

といった誰でもすぐに英語で電話対応を習得できるような内容です。

ビジネスシーンで覚えておきたい内容を厳選しているため、ほんの5分程度で読めますよ。

英語と日本語の電話対応の違いとは?

まずは前提知識として、英語と日本語の電話対応における文化的な違いを解説いたします。

なぜなら、電話対応の厳選フレーズをいくら覚えてコツを把握したとしても、文化的な違いを知らなければ相手に失礼な態度をとってしまう恐れがあります。

「いやいや、文化の違いくらい良いのでは?」と思う方もいるかもしれませんが、いくら文化の違いを理解していても嫌な人は嫌がります。

例えば、初対面の外国人に馴れ馴れしい態度を取られることや、ボディタッチが激しいことが嫌な人も多いと思います。
このように文化の違いだと頭では分かっていても、本能的に拒絶してしまうのですね。

よって英語で気持ちいい電話対応ができるように、文化的な違いを知っておくことをおすすめします。

英語と日本語の電話対応の仕方で異なるポイントは

  1. 会話のマナーが異なる
  2. 英語の電話対応は簡潔に

といった2つのみです。

もっともこの2ポイントが大切にはなってきますが。

この2つを抑えれば失礼な態度をとることなく、礼儀正しい電話対応ができます。

会話のマナーが異なる

英語と日本語では、会話のマナーが違います。
具体的には、「相槌の仕方」が違うのです。
電話で相槌を打っている画像
英語では、相槌は相手が話し終わってから一回だけする傾向があります。もっとも、相槌というより「なるほどね」と感想を言うようなものですが。これは、英語圏の文化で「相手の独立」を重んじる文化からです。

その反面、日本語では相手が話している途中で数秒に一回は相槌を入れる文化がありますよね。しっかり話を聞いていると合図を相手に送る礼儀のようなものですね。

つまり、この会話のマナーを知らずに良かれと思って「相槌」を何回も入れていると、英語圏の方は邪魔されていると勘違いして不快な気分になってしまいます。

実際、日本人は相槌を入れないと「相手に真剣に聞いていることが伝わっているかな・・・」と不安になると思います。しかし英語圏の「独立」を重んじる文化では、話している途中で相槌を入れないことが一般的なため心配は無用ですね。

よって英語で電話対応する場合は、日本語でいつものように相槌を入れるクセに注意して、相手が話終わってから反応することが大切です。

英語の電話対応は簡潔に

電話越しにイライラしている画像
英語の電話対応は、思っている以上に「簡潔に結論から伝える」ことを意識することがおすすめです。

なぜなら、英語圏の方は結論を後回しにすると「要するに言いたいことは?」と回りくどい印象を持つからです。さらには、結局何が言いたいのか理解してくれないケースさえあります。

例えば日本人なら「さっき天気予報を確認したのですが、今週末は雨予報で梅雨入りしたと発表されていたので、今週末のBBQ親睦会は延期になりました」といった結論を最後に持ってくる発表・発言の仕方を良く耳にしませんか?

このように日本では文化から結果・言いたいことを最後に回す文化があるのです。
一方、英語圏の文化ではストレートにものごとを述べて、あとから理由や補足説明をする発表・発言が多いです。

例えば「あいにく、今週末のBBQ親睦会は延期になりました。というのも、先ほど天気予報を確認したら、今週末は終日雨予報で梅雨入りもしてしまっていたからです・・・」といった形で結論を先に言ってしまいます。

よって、英語で電話対応する場合は結論を先に言うことを意識して対応することが大切ですね。

英語で電話対応するための4つのコツ!

英語で電話対応するための厳選フレーズの前に、英語で電話対応する4つのコツを理解しておくとスムーズかつワンランク上の対応ができるためおすすめです。

さらに、大前提である英語と日本語の文化的な違いを理解した上で、英語で電話対応する4つのコツを知ると本質的なことを理解しているため、すんなり身につきます。

もっとも、英語で電話対応するための4つのコツは

  1. ゆっくりアクセントを意識して電話する
  2. 電話をかける場合は用件を先に伝える
  3. 聞き間違いが多いため「メモ」を常に用意
  4. 電話対応はフレーズを覚えることが大切

といったものでどれも大切なポイントですね。

ゆっくりアクセントを意識して電話する

ゆっくり話ししている画像
英語で電話対応するための4つのコツの中で、「アクセント」のみが技術的なかつ非常に大切なポイントになります。

なぜなら、日本人はアクセントに不慣れであまり重要視もしていない傾向が強いからです。

実際、英語や他の言語と日本語のアクセント・発音方法が違いすぎることから、日本人はアクセント・発音を苦手とする傾向があります。日本人にとって英語は舌の使い方が違うため難しいのです。

ちなみに、韓国語は英語と舌の使い方が似ているために韓国の方は英語が得意という人も多いです。

最低でもネイティブが聞き取れる英語のアクセント・発音を習得する必要はあります。

また、他にもあまり話さない英語を電話で話すことや、英語のアクセントや表現に自信がないことから緊張して、「声が小さくなる」、「声が震えている」といった理由から伝わらないこともあります。緊張で努力を水の泡にしたくはありませんね。

もっとも、対策としてはゆっくりでいいのでアクセントを意識して話すことが大切です。

他にも「ネイティブを真似る」ことで聞き取れないものもあります。流暢に話そうとネイティブを真似てあえて聞き取りにくい発音にすることで伝わらなくなってしまいます。注意が必要ですね。

また電話対応の場合、電話の音声品質など機能的な影響を受けやすいため、普段よりアクセントを意識して会話しないと伝わりにくくなります。話している内容が正しい表現でも、伝わらなければがんばった甲斐もなくなってしまいます。

つまり流暢に話そうと努力するのではなく、アクセントを意識してゆっくり丁寧に英語を話せば大丈夫です。

電話をかける場合は用件を先に伝える

電話越しにイライラしている画像
電話をかける立場の場合は、用件を先に伝えることがおすすめです。

なぜなら先ほども説明した通り、英語圏の方は結論を後回しにすると「要するに言いたいことは?」と周りくどい印象を持つからです。

例えば、名前を名乗った後に、特に取り次いで欲しい担当者がいない場合は「〇〇の件でお電話させていただきました」と電話の用件を先に言うと、好印象をもたれます。

もちろん、取り次いで欲しい担当者がいれば「〇〇の件でお電話させていただいたのですが、△△様はいらっしゃいますでしょうか」などと一文で簡潔に伝えます。

また通話時間もできるだけ短くなるよう電話自体を簡潔に話すことにより、仕事ができる人だと好印象を持たれやすいです。

つまり、用件を先に述べることはもちろん、通話全体を通して簡潔に話すことが大切です。

聞き間違いが多いため「メモ」を常に用意

メモしながら電話している画像
英語で電話対応する際は「メモ」を常に用意することが大切です。

なぜなら、英語には”L”と”R”など似ている発音や聞き慣れない会社名や商品名などの固有名詞が山のようにあるためです。もっとも、英語に慣れている方でもこのような難しい差を理解できる方は少ないです。

電話が終わってからメモして担当者へ伝言しようなどと考えていると、正確な綴りがわからなくなってしまいます。その場で相手に確認を取りながら、メモを取るとミスなく電話対応できます。

よって、電話発信者の会社名や名前、用件など大切な情報は常にメモを取れる体制で、聞き取りにくい単語に対応することが重要です。

電話対応はフレーズを覚えることが大切

英語の電話対応に関しては、フレーズを覚えているかどうかが大切になります。

なぜなら、英語でプレゼンの発表や質疑応答する場合と違って、電話対応は英語フレーズの応用があまり必要なく、むしろ基礎的な厳選フレーズを覚えているだけで対応できるためです。
形式的な電話

電話で打ち合わせや話し込むことがあれば別ですが、そのようなことは少なく大半は業務連絡が多いです。

例えば、担当者へ取り次ぐ場合や伝言を頼まれる場合。
具体的には、取り次ぐ際の英語フレーズや伝言内容を聞くフレーズ、担当者が不在時の対応フレーズなどシンプルなものばかりです。

また、電話を受けるだけの方もかける側のフレーズを覚えておくと、聞き慣れたフレーズのためリスニング力が向上して英語の電話対応能力がさらにアップしますよ。電話をかけるフレーズと受けるフレーズの両方を覚えることがおすすめです。

つまり、英語で電話対応する場合は、厳選英語フレーズの暗記に力を注ぐことが大切なのです。

英語で電話対応するための厳選フレーズ【着信編】

英語で電話対応するために

  1. 電話をとる場合
  2. 電話を取り次ぐ場合
  3. 担当不在で折り返しを伝える場合
  4. 不在時の対応や伝言などを利用する場合
  5. 電話を切る場合

といった5つのシチュエーション毎に厳選したフレーズをご紹介いたします。

この5つのシチュエーション毎のフレーズを覚えておくだけで大半の英語での電話には対応できます。
例えば、英語ができる担当者に取り次ぎたい、担当者が不在のためかけ直すと言いたい時などです。

電話をとる場合

電話に出ている画像
電話をとる場合は、比較的簡単で第一声目に「名前を言うこと」と「用件を尋ねること」の2つのみおこなえば十分です。
大半の方は、それに続いて名前と用件を言ってくれます。

しかし、稀に相手が名乗り忘れる場合もありますので、名前を聞くフレーズも覚えておくことをおすすめします。

電話をとる場合は、決まりきったフレーズを活用するだけのため、簡単に習得可能です。

電話をとる場合の英語フレーズ

Hello, this is <名前> from <会社名など所属>. May I help you?

もしもし、<会社名など所属>の<名前>です。ご用件は何でしょうか?

”this is <名前>” は ”It’s <名前>” でも可能です。使いやすい方を選んでくださいね。

電話をとる場合の決まり文句と覚えておいてください。

名前を聞く場合の英語フレーズ

Excuse me. May I ask who is calling, please?

すみません、どちら様でしょうか?

※“please?” と最後につけることで丁寧な言い方になります。

電話の相手が用件に必死で名乗り忘れていた場合に使います。

電話を取り次ぐ場合

電話を取り次いでいる画像
外国の方からの電話は、担当者へ電話を取り次ぐことが多いと思います。

そのため、電話を取り次ぐ厳選フレーズは非常に便利ですよ。
ぜひ、厳選したフレーズをひとつ覚えてみてください。

担当者へ取り次ぐ英語フレーズ

Please wait while I transfer your call to <取り次ぐ担当者の名前>.

<取り次ぐ人の名前>へつなぎます。少々お待ちください

※より簡単に伝えたい場合は”Just a moment, please.” 「少々お待ちください」のみでも大丈夫ですよ。
ちなみに、自分宛であった場合は、”This is <名前>.” 「私が<名前>です」がシンプルでおすすめです。

担当不在で折り返しを伝える場合


担当者が不在の場合や忙しくて取り次げない場合もあると思います。
担当者へ取り次ぐ厳選フレーズと合わせて覚えておくと便利です。

担当者が不在時の英語フレーズ

It seems that <担当者の名前> is away from his desk. May I have him(her) call you back?

あいにく<担当者>は席を外しております。折り返し連絡させましょうか?

※このフレーズは外出している場合や会議中などさまざまなシーンで使えるため便利です。
担当者が他の電話に対応している場合の英語フレーズ

I’m afraid <担当者の名前> is on another line. May I have him(her) call you back?

恐れ入りますが、<担当者>は別の電話に出ております。折り返し連絡させましょうか?

不在時の対応や伝言などを利用する場合


担当者が不在の場合、それに続き「いつ戻るか」、「伝言」などを伝えると親切です。
また、いつ戻るか尋ねられる場合や伝言を任される場合もあるため覚えておくことをおすすめします。

不在時の対応英語フレーズ

May I take your message?

伝言を承りましょうか?

He(She) will be back at <時間>.

<時間>に戻ってくると思います

Can you spell it for me?

綴りを教えてください

※会社名や名前などの伝言をメモする場合におすすめのフレーズですよ。

電話を切る場合


電話を切る場合もシンプルに切ることがポイントです。
なお電話を切る場合は、感謝の気持ちを伝えることが一般的になります。

Thank you very much for calling. Have a nice day.

お電話ありがとうございました。いい1日を

※”Have a nice day.” を付けるとより親切感とユーモアが出るためおすすめです。
ただし、あまりにも遅い時間などには使わない方がいいですね。1日がすぐに終わりますから。

英語で電話対応するための厳選フレーズ【発信編】

英語で発信する側の場合も覚えておくと、例え、かける機会がない方でも聞き慣れたフレーズで、相手が何を言っているのか簡単にリスニングできるためおすすめです。

実際、発信者側が使う英語フレーズは

  1. 会社名と名前を伝える
  2. 用件を伝える
  3. 担当者を伝え繋いでもらう
  4. 伝言を頼む・折り返す
  5. 電話を切る

といった5シーンのみのため簡単に覚えられます。

会社名と名前を伝える

電話で挨拶をしている画像
電話をかける場合は「会社名を伝える」、「名前を名乗ること」の2つのみです。
電話をかける場合は、決まりきったフレーズを活用するだけのため、簡単に習得可能です。

電話をかける場合の英語フレーズ

Hello, this is <名前>from<会社名>.

こんにちは、<会社名>の<名前>です

※できるだけ簡潔にすぐに用件を伝えることがポイントですね。

用件を伝える

電話で要件を伝えている画像
英語の電話では、会社名と名前を名乗ったあと、すぐに用件を伝えることが大切です。
日本のような会話では回りくどく、ストレートに伝える文化なためですね。

用件を伝える英語フレーズ

This call is about <用件:the next meeting>.

<用件:次の会議>の件でお電話しております

担当者を伝え繋いでもらう

電話を取り次いでもらっている画像
つないで欲しい担当者がいる場合は大抵の場合が会社名と名前に続いて伝えます。
これもセットで覚えておきたいフレーズですね。

担当者へ繋いでもらうフレーズ

May I speak to <担当者名>?

<担当者名>とお話しをしたいのですが?

伝言を頼む・折り返す

伝言を頼んでいる画像
もし担当者が不在や忙しい場合は、「伝言を頼む」または「折り返す」ことが多いため、これらの英語フレーズを覚えておくことも大切です。

伝言を頼む英語フレーズ

May I leave my message?

伝言をお願いしてもよろしいでしょうか?

折り返す場合の英語フレーズ

I’ll call you back later. When is he(she) coming back?

あとで折り返します。何時ごろ戻って来られますか?

Could you have him(her) call me back?

折り返し連絡してくださるようにお願いできますか?

電話を切る

電話を切っている画像
電話を切るシーンは、電話を受信した側か発信した側かで少しフレーズが変わってきますので、注意が必要です。

発信者が電話を切る英語フレーズ

Okay, thank you very much for your time. Have a nice day.

お時間いただきありがとうございました。いい1日をお過ごしください

※”thank you very much for” のあとが発信側と受信側で少し変わることがポイントですね。

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これまで英語で電話対応をするために、まずは「英語と日本語の文化的な違い」について理解を深め、「英語で電話するための5つのコツ」と「電話対応時の厳選英語フレーズ」を覚えて英語で対応できるよう学んできました。

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まとめ


英語で電話対応は4つのコツを把握して数種類の厳選フレーズを覚えるだけで完璧にできます。

昨今、企業のグローバル化により外国の方から電話がかかってくることが増加傾向にあり、電話対応できる英語力を身につけたい方も多いです。

実際のところ英語で電話対応するなら「英語フレーズを覚える」前に、まずは「英語と日本語の電話対応での文化的な違い」といった本質的な部分から理解する必要がありました。

そして、さらに「英語で電話対応する4つのコツ」を知っておくことでワンランク上の対応が可能になります。いくら英語フレーズを覚えていても伝わらなければ意味がありませんから。

そこで英語で電話対応するために理解しておきたいことが

  1. ゆっくりアクセントを意識して電話する
  2. 電話をかける場合は用件を先に伝える
  3. 聞き間違いが多いため「メモ」を常に用意
  4. 電話対応はフレーズを覚えることが大切

といったどれも大切な4つのコツです。

この英語で電話対応する「文化的な違い」と「4つのコツ」を意識して、「厳選英語フレーズ」を覚えればほとんどの英語の電話対応はバッチリ対応できます。ぜひ、使ってみてくださいね。